Archivierung

Viele Anbieter werben mit „GoBD-Zertifizierung“ und versprechen eine sichere Ablage per Knopfdruck. Die nüchterne Antwort lautet: Ein bestimmtes Dokumentenmanagementsystem ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Entscheidend ist, ob deine Lösung die erforderlichen Ergebnisse nachvollziehbar erreicht. Kurz gesagt: Die GoBD verlangen keine bestimmte Software und kein DMS-Zertifikat. Sie verlangen unter anderem Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit, Auffindbarkeit und Schutz vor unbemerkter…

Nicht jede Mail muss für sechs oder acht Jahre aufgehoben werden. Entscheidend ist, ob sie selbst eine geschäftliche Information enthält oder nur als Transportweg für einen bereits archivierten Anhang dient. Kurz gesagt: Die Funktion entscheidet, nicht das Medium. Eine geschäftliche Bestellung, Auftragsbestätigung, Reklamation oder relevante Vereinbarung kann aufbewahrungspflichtig sein. Eine Mail, die nur eine Rechnung…

Wie lange müssen Rechnungen, Buchungsbelege, E-Mails und Verträge im Betrieb aufbewahrt werden? Die folgende Tabelle gibt dir einen schnellen Überblick und erklärt, ab wann die Frist läuft. Kurz gesagt: Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse sind grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren. Für Buchungsbelege wie Rechnungen gilt seit der gesetzlichen Verkürzung grundsätzlich eine Frist von acht Jahren; Handels- und…

Eine E-Rechnung auszudrucken und abzuheften reicht nicht. Der strukturierte Datensatz ist das aufzubewahrende Original – unveränderbar, maschinell auswertbar und dokumentiert. So archivierst du richtig. Kurz gesagt: E-Rechnungen musst du in ihrem strukturierten Originalformat (XML) unveränderbar aufbewahren – nicht als Ausdruck oder Screenshot. Für Rechnungen und Buchungsbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren. Damit die Aufbewahrung…