ZUGFeRD vs. XRechnung: Unterschied einfach erklärt
Beide Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht – trotzdem sind sie grundverschieden: Das eine ist reines XML, das andere ein PDF mit eingebauten Daten. Hier bekommst du den Vergleich ohne Technik-Kauderwelsch und eine klare Empfehlung für deinen Betrieb.
Der Kurzvergleich
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Aufbau | reines XML, keine Bild-Ansicht | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar | nur mit Viewer/Software | ja, wie ein normales PDF |
| Pflichtbereich | Standard bei Behörden (B2G) | v. a. B2B üblich |
| Erfüllt EN 16931 | ja | ja, Profile ab Version 2.0.1 (außer MINIMUM und BASIC WL) |
| Versandweg | E-Mail, Portale, Peppol | meist einfach per E-Mail |
| Typischer Einsatz | öffentliche Auftraggeber, große Konzerne | kleine und mittlere Betriebe untereinander |
Was ist die XRechnung?
Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung, gepflegt von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Technisch ist sie ein strukturierter XML-Datensatz nach EN 16931 – ohne Bild, ohne Layout. Öffnest du die Datei im Editor, siehst du Datenfelder statt einer Rechnung; erst ein Viewer oder deine Buchhaltungssoftware macht daraus eine lesbare Ansicht.
Wichtig für Behördenaufträge: Hier brauchst du zusätzlich die Leitweg-ID des Auftraggebers – eine Art Adresscode, der die Rechnung im Behördennetz zum richtigen Empfänger routet. Deine Auftraggeber teilen sie dir mit der Beauftragung mit. Im B2B-Geschäft spielt die Leitweg-ID keine Rolle.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD verbindet beide Welten: Die Datei ist ein PDF/A-3, das aussieht wie jede Rechnung – mit Logo, Layout, Positionen. Im PDF steckt aber zusätzlich der komplette strukturierte XML-Datensatz. Der Empfänger ohne Software liest das PDF; die Buchhaltungssoftware des Empfängers liest das XML und verbucht automatisch.
ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, die sich im Datenumfang unterscheiden. Für die E-Rechnungspflicht zählt: Profile ab Version 2.0.1 erfüllen die Anforderungen – mit Ausnahme der abgespeckten Profile MINIMUM und BASIC WL, denen Pflichtangaben fehlen. Gängige Software erzeugt standardmäßig konforme Profile (meist EN 16931/COMFORT); verlass dich aber nicht blind darauf, sondern prüfe die Einstellung einmal.
Entscheidungshilfe nach Betriebstyp
Du fakturierst nur an andere Unternehmen (B2B)
Nimm ZUGFeRD. Deine Kunden können die Rechnung auch ohne besondere Software lesen, Rückfragen bleiben selten, und die Pflicht ist erfüllt. Das ist für Handwerker, Dienstleister und kleine Händler der Weg des geringsten Widerstands.
Du hast öffentliche Auftraggeber
Dann führt an XRechnung kein Weg vorbei – Bund und die meisten Länder verlangen sie. Praktisch heißt das: Software nutzen, die beides erzeugt, und je Kunde das passende Format wählen.
Deine Kunden sind Konzerne oder Handelsketten
Große Abnehmer geben das Format oft vor – manche verlangen XRechnung oder eigene EDI-Verfahren über ihre Lieferantenportale. Hier gilt: Vorgabe des Kunden umsetzen, die Norm erlaubt beides.
Du empfängst nur
Dann musst du gar nichts entscheiden: Empfangen und verarbeiten können musst du beide Formate. Wie der Eingangs-Workflow aussieht, zeigt der Ratgeber E-Rechnung empfangen & aufbewahren.
Was deine Software kann
Die verbreiteten Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme (Lexware, sevDesk, DATEV, WISO & Co.) erzeugen und lesen inzwischen beide Formate – meist genügt ein Update oder das Aktivieren der Funktion in den Einstellungen. Prüfe drei Dinge: Welches ZUGFeRD-Profil wird erzeugt (konform ab 2.0.1, nicht MINIMUM/BASIC WL)? Kann die Software XRechnungen inklusive Leitweg-ID ausgeben? Und werden eingehende E-Rechnungen automatisch eingelesen statt nur angezeigt?
Folgen für die Archivierung
Bei beiden Formaten ist der strukturierte XML-Teil das aufzubewahrende Original. Bei der XRechnung ist das die Datei selbst; beim ZUGFeRD musst du die Original-PDF-Datei so ablegen, dass das eingebettete XML erhalten bleibt – niemals „neu als PDF drucken“. Aufbewahrungsfristen, Unveränderbarkeit und die passende Verfahrensdokumentation erklärt der Ratgeber E-Rechnung GoBD-konform archivieren.
Neue Pflichten im Blick behalten
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Häufige Fragen
Welches Format ist „besser“?
Keins – beide erfüllen die Norm. ZUGFeRD ist im B2B-Alltag bequemer, XRechnung bei Behörden Pflicht. Die richtige Frage ist nicht „welches ist besser“, sondern „welches erwartet mein Empfänger“.
Kann ich beide Formate parallel nutzen?
Ja, das ist sogar der Normalfall: ZUGFeRD für Geschäftskunden, XRechnung für Behörden. Gute Software wählt das Format je Kunde.
Ich habe eine XRechnung bekommen und kann sie nicht lesen – was tun?
Deine Buchhaltungssoftware zeigt sie in der Regel lesbar an. Ohne Software helfen kostenlose Viewer, die aus dem XML eine Rechnungsansicht erzeugen. Nicht einfach ignorieren – die Empfangspflicht gilt seit 2025.
Gibt es außer diesen beiden noch zulässige Formate?
Ja. Zulässig ist jedes Format, das der EN 16931 entspricht oder mit ihr interoperabel ist – dazu zählen auch etablierte EDI-Verfahren unter bestimmten Voraussetzungen sowie europäische Formate wie Factur-X (das französische Schwesterformat von ZUGFeRD). Für kleine deutsche Betriebe bleiben XRechnung und ZUGFeRD die Praxis-Standards.
Muss ich alte PDF-Rechnungen nachträglich umwandeln?
Nein. Die Pflicht gilt ab den jeweiligen Stichtagen für neu ausgestellte Rechnungen. Bereits gestellte Rechnungen bleiben, wie sie sind – inklusive ihrer Aufbewahrungspflicht.
Quellen
- BMF-FAQ zur E-Rechnung – zulässige Formate
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- KoSIT – Standard XRechnung
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Für die verbindliche Beurteilung deines Einzelfalls wende dich an einen Steuerberater oder Rechtsanwalt.
