E-Rechnung 2026/2027: Pflicht, Fristen & Umstellung
Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 kommt die Versandpflicht – gestaffelt nach Umsatz. Dieser Leitfaden erklärt ohne Paragraphen-Deutsch, wer ab wann betroffen ist und was du jetzt konkret tun musst.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist kein einfaches PDF. Sie ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931. Die Inhalte lassen sich dadurch automatisch weiterverarbeiten – ohne Abtippen. Ein einfaches PDF ohne strukturierten Datensatz gilt gesetzlich als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung. Achtung, Sonderfall: Beim Hybridformat ZUGFeRD steckt der strukturierte Datensatz in einer PDF-Datei – ein solches PDF ist eine E-Rechnung.
Empfangspflicht vs. Versandpflicht
Der wichtigste Unterschied, den viele übersehen:
- Empfangspflicht: gilt seit 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist für alle inländischen B2B-Unternehmen – auch Kleinunternehmer. Du musst technisch in der Lage sein, eine E-Rechnung anzunehmen und zu verarbeiten.
- Versandpflicht: wird gestaffelt eingeführt (siehe unten). Während der Übergangsfrist darfst du weiter Papierrechnungen senden – dafür brauchst du keine Zustimmung. Sonstige elektronische Formate wie ein einfaches PDF per E-Mail sind dagegen nur mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.
Fristen-Übersicht 2025–2028
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 01.01.2025 | Empfangspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen |
| bis 31.12.2026 | Papier weiter erlaubt (ohne Zustimmung); PDF & andere sonstige Formate nur mit Zustimmung des Empfängers |
| 01.01.2027 | Versandpflicht für Unternehmen mit über 800.000 € Umsatz (2026) |
| 01.01.2028 | Versandpflicht für alle übrigen inländischen B2B-Rechnungen |
Kleinunternehmer & Ausnahmen
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Versand von E-Rechnungen befreit, solange die Kleinunternehmerregelung greift – beim Wechsel zur Regelbesteuerung gilt die Versandpflicht unter den übrigen Voraussetzungen. Empfangspflichtig sind sie in jedem Fall. Ausgenommen von der Pflicht sind außerdem reine B2C-Rechnungen (an Privatkunden), Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und bestimmte steuerfreie Umsätze. Details im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Formate: XRechnung und ZUGFeRD
Die zwei in Deutschland gängigsten Formate, die die Norm erfüllen:
- XRechnung – reines XML ohne sichtbares PDF. Standard bei Rechnungen an Behörden (B2G), auch im B2B nutzbar.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) – Hybridformat: ein sichtbares PDF mit eingebettetem XML. Der Empfänger sieht die gewohnte Optik, die Software liest die Daten. Für B2B meist die pragmatischere Wahl.
Daneben sind auch andere Formate zulässig, die der Norm EN 16931 entsprechen, sowie – unter bestimmten Voraussetzungen – etablierte EDI-Verfahren. Für die meisten kleinen Betriebe ist ZUGFeRD der einfachste Einstieg, weil die Rechnung lesbar bleibt.
Sonderfälle & Stolperfallen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 €: dürfen dauerhaft als Papier oder einfaches PDF gestellt werden – hier gilt die E-Rechnungspflicht nicht.
- B2C: Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Mischbetriebe müssen nur für den B2B-Anteil umstellen.
- Dauerrechnungen (z. B. Miete, Wartungsverträge): Es genügt, einmalig eine E-Rechnung zu stellen, solange sich die Abrechnung nicht ändert – sie gilt dann für den laufenden Zeitraum weiter.
- Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinn (Abrechnung durch den Leistungsempfänger) fallen ebenfalls unter die Pflicht.
- Auslandsumsätze: Rechnungen an Unternehmen im Ausland sind von der deutschen Pflicht nicht erfasst – hier können aber Regeln des Empfängerlandes gelten.
- Häufigste Stolperfalle im Alltag: Eine ZUGFeRD-Rechnung wird „zur Ablage“ neu als PDF gedruckt – dabei geht das eingebettete XML verloren und damit das Original. Immer die Originaldatei aufbewahren.
Was droht bei Verstößen?
Während der laufenden Übergangsfrist besteht noch kein Verstoß. Sobald die Versandpflicht für dich greift, drohen aber Konsequenzen: Ordnungswidrigkeiten mit Bußgeld bis 5.000 € nach § 26a UStG, ein gefährdeter Vorsteuerabzug beim Empfänger und praktische Probleme, wenn Geschäftspartner nicht-konforme Rechnungen zurückweisen.
Umstellung in 5 Schritten
1. Empfang sicherstellen
Lege eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungseingänge fest und stelle sicher, dass du E-Rechnungen lesen kannst. Deine Buchhaltungssoftware zeigt XRechnung/ZUGFeRD meist direkt an; für den Übergang genügt auch ein kostenloser Viewer.
2. Software prüfen
Kann dein Rechnungsprogramm XRechnung und ZUGFeRD erzeugen? Bei den gängigen Programmen (Lexware, sevDesk, DATEV & Co.) ist das per Update längst enthalten – oft muss die Funktion nur aktiviert werden. Kläre den Zeitplan deines Anbieters, bevor deine Versandpflicht greift. Die praktische Anleitung dazu: E-Rechnung erstellen & versenden.
3. Archivierung regeln
Der strukturierte Datensatz ist das aufzubewahrende Original – unveränderbar, 8 Jahre. Details im Ratgeber E-Rechnung GoBD-konform archivieren.
4. Prozesse und Zuständigkeiten festlegen
Wer prüft eingehende E-Rechnungen, wer gibt frei, wohin wird abgelegt? Diese Abläufe gehören in deine Verfahrensdokumentation – die E-Rechnung ist für viele Betriebe der Anlass, sie erstmals zu erstellen.
5. Geschäftspartner informieren
Kläre mit Stammlieferanten, ab wann sie E-Rechnungen senden, und informiere Kunden, ab wann du umstellst. Solange du in der Übergangsfrist sonstige Formate (PDF) nutzt, brauchst du die Zustimmung des Empfängers – die kann auch stillschweigend erfolgen, indem er die Rechnung bezahlt.
Wo steht dein Betrieb? Der kostenlose E-Rechnungs-Check
10 Fragen, 3 Minuten, Sofort-Ergebnis mit Ampel: Empfang, Archivierung, Fristen – du siehst direkt, welche Punkte bei dir offen sind.
Häufige Fragen
Muss ich schon jetzt E-Rechnungen versenden?
Nein. Die Versandpflicht beginnt frühestens 2027 (über 800.000 € Umsatz) bzw. 2028 für alle. Empfangen musst du sie aber bereits.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ohne eingebetteten strukturierten Datensatz ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an EU-Kunden?
Nein. Die deutsche Pflicht betrifft nur B2B-Umsätze zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmen.
Brauche ich neue Software?
Meist nicht. Die verbreiteten Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme können XRechnung und ZUGFeRD inzwischen erzeugen und anzeigen – oft reicht ein Update oder das Aktivieren der Funktion. Neu anschaffen musst du nur etwas, wenn du Rechnungen bisher komplett ohne Software schreibst (z. B. in Word).
Reicht mein normales E-Mail-Postfach für den Empfang?
Als Empfangsweg ja – ein E-Mail-Postfach genügt, um die Empfangspflicht zu erfüllen. Die anschließende Aufbewahrung muss aber GoBD-gerecht organisiert sein; das Postfach selbst ist in der Regel kein Archiv.
Muss ich ein bestimmtes Übertragungsverfahren nutzen?
Nein. Das Gesetz schreibt nur das Format vor, nicht den Übertragungsweg. Der Versand per E-Mail genügt vollständig; Plattformen oder Netzwerke wie Peppol sind möglich, aber freiwillig. Ein Kundenportal zum Download kann ebenfalls genügen, wenn der Empfänger einverstanden ist.
Was, wenn mein Lieferant nach Fristablauf weiter einfache PDFs schickt?
Dann erfüllt seine Rechnung nicht die gesetzlichen Anforderungen – das kann deinen Vorsteuerabzug gefährden. Fordere in dem Fall eine korrekte E-Rechnung an. Während der Übergangsfristen ist das PDF mit deiner Zustimmung noch zulässig.
Quellen
- BMF-FAQ zur E-Rechnung
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregelungen zur E-Rechnungspflicht
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Für die verbindliche Beurteilung deines Einzelfalls wende dich an einen Steuerberater oder Rechtsanwalt.
